Человек не за бортом. Зачем новеньким онбординг и как его проводить, чтобы первый день не стал последним.
+ Чек-лист

Привет! Меня зовут Валерия, я старший HR-менеджер веб-студии Pyrobyte. Наверняка многие из вас сталкивались со стрессом в первые дни на новой работе: другой офис, незнакомые люди, новые обязанности. Куча эмоций, переживаний и сомнений, с которыми сложно совладать: «А понравится ли мне?», «А как меня воспримут коллеги и руководство?»‎, «А справлюсь ли я?».

В таких ситуациях легко поддаться панике и уйти в переживания. Поэтому поддержка новичка в компании должна быть взята за правило.

Чем мягче и последовательнее будет переход от стрессующего в первый день сотрудника до уверенной боевой единицы — тем лучше и для самой компании, и для сотрудника.

Онбординг — это помощь новому сотруднику быстрее и легче адаптироваться на новом месте и влиться в новую должность. Что в него входит:

• Знакомство с офисом и коллективом;

• Составление плана обучения;

• Помощь с софтом, новыми программами, регламентами, ответы на вопросы;

• Получение данных сотрудника и заполнение его профиля;

• Передача сотрудника ментору или старшему по отделу;

• Приобщение к корпоративной культуре;

• Сплочающие мероприятия.

И хорошо, если так было бы у всех. Многие айти-компании думают (судя по опыту и словам наших сотрудников), что у них с адаптацией все гуд. Полчаса на объяснения, где что находится, кто где сидит, а дальше свободное плавание: «Вот твое рабочее место, обустраивайся, устанавливай программы. Как закончишь — дадим задачу, может две».

Так дело не пойдет, потому что компания от этого сама в минусе. Онбординг как раз и нужен для того, чтобы:

• Сотрудник не ушел сразу после того, как устроился. Если новичка плавно вводят в рабочий процесс, а не бросают в свободное плавание, у него нет тревоги — «я ничего не понимаю», «я точно не справлюсь», «а вдруг это не мое?». Плюс человек за счет обладания всей информацией уже не чувствует себя чужим;

• Чтобы сотрудник не привносил хаос, а впитывал ценности компании сразу, двигаясь с командой в одном направлении;

• Чтобы другие сотрудники не тратили свое время на объяснение самых базовых вещей, которые новичок может узнать от эйчара;

• Чтобы не узнать через полгода о том, что сотрудник чего-то не понял еще в начале, но лишний раз решил не беспокоить.

Без онбординга можно впустую потратить время и сотрудника, и компании. Новичок сбежит, испугавшись нагрузки и сложных, непонятных условий, а эйчары будут снова открывать вакансии и искать людей.

Перед первым рабочим днем сотрудника отправляем ему самую важную информацию на почту. Уточняем, ко скольким приходить, что с собой взять. Например, обед, тапочки (у нас нет дресс-кода и мы реально ходим в тапочках по офису) и где рядом можно поесть.

Как только новичок приходит, проводим экскурсию по офису и показываем, где что находится: кухня, гардероб, переговорка, бухгалтерия и так далее.

• Объясняем, где расположен каждый из отделов;

• Знакомим с ментором, который будет курировать его работу во время испытательного срока;

• Показываем рабочее место: ноутбук, стол, кресло. Уточняем, всего ли хватает для работы. Если человеку нужна лампа, например, или другой стул — решаем вопросик.

• Создаем рабочие учетки. Помогаем с установкой рабочих программ. Объясняем, как ими пользоваться;

• Знакомим с коллективом. Начиная с банального добавления в чаты до оформления карточки нового сотрудника;

• Предоставляем план обучения. В нем лежат все нужные для работы файлы, регламенты и документы других отделов, чтобы понять, кто, как и в каком ритме работает.

Обучение длится неделю — две. Только потом сотрудник приступает к задачам, а не сразу в первый день!

• Заводим календарь сотрудника, в котором фиксируем время на задачи.

Мы ведем учет времени в Kaiten и Google-календаре. Последний больше для удобства, чтобы каждый мог видеть, чем ты занимаешься и в какое время тебя нет на рабочем месте.

Каждую задачу отмечаем цветом: если задача выполнена — закрась зеленым. Если начал, но не закончил — желтым. Не сделал — красным (и переносим на другой день). Планируемся обычно в начале дня или накануне вечером.

Это всё, да не всё. А только первичный онбординг, который занимает 1-2 дня. Есть еще дальнейший — он больше про офисную жизнь и отдых после или во время работы.

Потому что отдыхать мы тоже любим!

И играть. Не обязательно идти домой, чтобы отыграться на FIFA 22 :)

После 2-х дней работы с новичком, эйчар передает сотрудника ментору — его персональном учителю‎, который в течение 3-месячного испытательного срока будет помогать ему с задачами.

Примерно через месяц начинаем подключать новичка к офисной жизни. Специально для новеньких проводим wellcome-корпоративы.

Ребята рассказывают о себе в свободной форме

Делятся эмоциями, мемасами, эмоциями через мемасы...

...и креативами! Например, фактами о себе в виде таблицы

Все это при поддержке коллег и в ламповой атмосфере ଲ(ⓛ ω ⓛ)ଲ

А еще частая практика — во время обеда или после около-рабочих мероприятий проводить теннисные турниры и собирать людей играть в мафию.

В такой атмосфере легко отвлекаешься от рабочих задач и заводишь дружбу с коллегами.

Все правила проведения онбординга закрепили в чек-листе. Делимся с вами, пробуйте внедрять в своих компаниях и расскажите, помог ли этот опыт.

Нет онбординга — готовьтесь к бесконечному поиску сотрудников

Без онбординга новый сотрудник не сможет адаптироваться так же быстро, как и с ним. Важно дать ему почувствовать, что он не один и всегда может обратиться за помощью к коллегам.

«Когда приходишь в новый коллектив, ты априори чувствуешь себя неуверенно, потому что не знаешь, чего ожидать. Как птенец, выпавший из гнезда. Уже заранее ждешь, что весь день будешь смотреть в потолок и думать о том, чем себя занять. А потом выясняешь, что тебе проведут онбординг и у тебя будет четкий план на первый день. Это разгружает мысли и помогает быстрее освоиться»

А еще очень высока вероятность того, что на первых порах что-нибудь пойдет не так, и человек надолго не задержится. Он только пришел — трудозатраты не успели окупиться, а уже пора искать нового сотрудника. И все это время компания испытывает кадровый голод и не понимает (или не хочет понимать), что с ними не так.

Помощь, кстати, нужна не только стажерам и джунам, которые в этой сфере впервые, но и крепко стоящим на ногах специалистам. Они тоже в первое время могут переживать, что ничего не понятно, все как-то по-другому и сомневаться в выборе.